Kontrolle der Online-Einreichung des Jahresabschlusses durch Übermittlungsprotokoll
Der Geschäftsführer einer GmbH kann einen Mitarbeiter oder Steuerberater mit der Erfüllung seiner Offenlegungspflichten beauftragen. Er muss den Beauftragten in wirksamer Weise kontrollieren. Bei einer Online-Einreichung des Jahresabschlusses muss der Geschäftsführer zumindest das Übermittlungsprotokoll ansehen.
Über eine Gesellschaft und über einen selbstständig vertretungsbefugten Geschäftsführer (in der Folge: Rekurswerber) wurde eine Zwangsstrafverfügung von je EUR 350,- verhängt, weil der Jahresabschluss zum 31.12.2019 nicht bis zum 31.12.2020 (§ 3a Abs 2 Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz) vollständig beim Firmenbuchgericht eingereicht worden war.
Nach Einspruch der Rekurswerber verhängte das Erstgericht mit den angefochtenen Beschlüssen über die Rekurswerber jeweils eine Zwangsstrafe von EUR 350,-.
Das Rechtsmittelgericht gab den dagegen erhobenen Rekursen statt und hob die angefochtenen Beschlüsse mit folgender Begründung auf:
Die Rekurswerber haben bereits im Einspruch dargelegt, dass die Steuerberatung den Jahresabschluss 2019 am 15.12.2020 elektronisch übermittelt hat. Im beigelegten Übermittlungsprotokoll heißt es dazu, dass der Jahresabschluss übernommen und an das zuständige Gericht weitergeleitet wurde.
Organe offenlegungspflichtiger Gesellschaften müssen ihrer Offenlegungsverpflichtung nicht persönlich nachkommen. Übertragen sie diese Aufgabe an Hilfspersonen, haben die Organe durch zweckentsprechende Organisationsmaßnahmen für die rechtzeitige Erfüllung ihrer Offenlegungspflicht zu sorgen (RS0127065).
Die Organe müssen bei Übertragung dieser Verpflichtung kontrollieren, ob die Einreichung des Jahresabschlusses auch tatsächlich erfolgte. Diese Kontrollpflichten bestehen sowohl gegenüber Mitarbeitern (6 Ob 200/11x) als auch gegenüber berufsmäßigen Parteienvertretern (6 Ob 55/14b).
Ob die Organe diesen Verpflichtungen nachgekommen sind, ist aufgrund der konkreten Umstände des Einzelfalls zu beurteilen (6 Ob 200/11x). Als Kontrollmaßnahmen kommen beispielsweise eine Nachfrage, ob der Jahresabschluss tatsächlich eingereicht wurde, oder eine Einsichtnahme in das Firmenbuch in Betracht (6 Ob 200/11x; 6 Ob 55/14b).
Wird der Jahresabschluss online eingereicht, muss auf wirksame Weise kontrolliert werden, ob die Übermittlung auch tatsächlich geschehen ist. Dies setzt als Mindesterfordernis die Einsichtnahme in das Übermittlungsprotokoll voraus (6 Ob 129/11f).
Die Rekurswerber bzw ihre steuerliche Vertretung ist diesen Erfordernissen nachgekommen. Dass darüberhinausgehende telefonische Nachfragen im Dezember 2020, somit während des zweiten „harten Lockdowns“, keine weiteren Informationen gebracht haben, ist nachvollziehbar. Da keine Hinweise auf bisherige Fehler der steuerlichen Vertretung der Rekurswerber vorlagen, trifft den Geschäftsführer auch keine weitere Kontrollpflicht (vgl 6 Ob 66/17z).